Top 10 công cụ AI miễn phí giúp tăng hiệu suất công việc văn phòng lên X2

Bạn có bao giờ cảm thấy một ngày làm việc 8 tiếng là không đủ để xử lý hết hàng tá email, báo cáo, và các buổi họp không hồi kết? Các công việc lặp đi lặp lại đang chiếm hết thời gian dành cho sự sáng tạo và những nhiệm vụ quan trọng thực sự của bạn.

Nhưng đừng lo, giải pháp đã ở đây. Hãy tưởng tượng bạn có một đội ngũ “đồng nghiệp ảo” mẫn cán, sẵn sàng hỗ trợ bạn những công việc đó. Bài viết này sẽ giới thiệu 10 “đồng nghiệp ảo” xuất sắc, hoàn toàn miễn phí và dễ sử dụng, sẵn sàng giúp bạn tăng hiệu suất công việc lên gấp đôi.

Dưới đây là danh sách 10 công cụ AI sẽ thay đổi cách bạn làm việc mãi mãi.

1. ChatGPT

• Nó làm được gì? Một trợ lý ảo đa năng cho mọi tác vụ liên quan đến viết lách, lên ý tưởng, và giải đáp thắc mắc.
• Hữu ích cho việc: Soạn email trang trọng, viết bài đăng mạng xã hội, tóm tắt văn bản dài, brainstorming ý tưởng, dịch thuật.
• Điểm cộng lớn nhất: Cực kỳ linh hoạt. Giống như bạn có một chuyên gia về mọi lĩnh vực ngay trong túi của mình.

2. Gamma.app

• Nó làm được gì? Tạo ra các bài thuyết trình (slide) hoặc tài liệu trực quan, đẹp mắt chỉ từ một vài dòng yêu cầu của bạn.
• Hữu ích cho việc: Thiết kế slide cho cuộc họp gấp, tạo báo cáo nhanh, soạn tài liệu giới thiệu sản phẩm.
• Điểm cộng lớn nhất: Tiết kiệm hàng giờ đồng hồ so với việc căn chỉnh từng chữ, từng ảnh trên Powerpoint.

3. Otter.ai

• Nó làm được gì? Ghi âm và tự động chuyển đổi giọng nói trong các cuộc họp (tiếng Anh) thành văn bản (transcript) theo thời gian thực.
• Hữu ích cho việc: Ghi lại biên bản họp mà không cần phải gõ phím, phỏng vấn, tóm tắt nội dung thảo luận.
• Điểm cộng lớn nhất: Tự động nhận diện được ai đang nói và tạo ra một bản tóm tắt thông minh sau khi cuộc họp kết thúc.

4. Perplexity AI

• Nó làm được gì? Một công cụ tìm kiếm dạng đối thoại, cung cấp các câu trả lời trực tiếp và luôn đính kèm trích dẫn nguồn thông tin uy tín.
• Hữu ích cho việc: Nghiên cứu thông tin cho báo cáo, tìm số liệu chính xác, kiểm chứng một thông tin nào đó.
• Điểm cộng lớn nhất: Độ tin cậy cao hơn hẳn các chatbot thông thường nhờ việc luôn minh bạch về nguồn gốc thông tin.

5. Scribe

• Nó làm được gì? Tự động tạo ra các tài liệu hướng dẫn sử dụng từng bước (step-by-step guide) chỉ bằng cách ghi lại quá trình bạn nhấp chuột trên màn hình.
• Hữu ích cho việc: Hướng dẫn đồng nghiệp sử dụng một phần mềm mới, đào tạo nhân viên, xây dựng tài liệu quy trình làm việc (SOP).
• Điểm cộng lớn nhất: Giúp bạn “lười” một cách thông minh, không cần phải tốn công chụp màn hình và viết mô tả thủ công nữa.

6. Notion AI

• Nó làm được gì? Một trợ lý AI thông minh được tích hợp thẳng vào không gian làm việc và ghi chú Notion.
• Hữu ích cho việc: Tóm tắt các trang ghi chú dài, tạo bảng biểu từ dữ liệu thô, sửa lỗi chính tả và cải thiện văn phong ngay trên tài liệu.
• Điểm cộng lớn nhất: Cực kỳ liền mạch và tiện lợi, một công cụ không thể thiếu cho những ai đã và đang sử dụng Notion để quản lý công việc.

7. Remove.bg

• Nó làm được gì? Xóa nền (background) khỏi bất kỳ hình ảnh nào chỉ trong vòng 5 giây với một cú nhấp chuột.
• Hữu ích cho việc: Chuẩn bị hình ảnh sản phẩm, ảnh chân dung cho slide thuyết trình, thiết kế nhanh các ấn phẩm marketing.
• Điểm cộng lớn nhất: Siêu nhanh, siêu đơn giản và cho kết quả chính xác bất ngờ.

8. Canva Magic Studio

• Nó làm được gì? Một bộ công cụ AI toàn diện được tích hợp trong nền tảng thiết kế Canva.
• Hữu ích cho việc: Tạo nhanh các bài đăng mạng xã hội, banner, video ngắn, tự động tạo các mẫu thiết kế từ một yêu cầu.
• Điểm cộng lớn nhất: Biến một người không chuyên về thiết kế thành một nhà sáng tạo “bán chuyên” chỉ trong vài phút.

9. Monica

• Nó làm được gì? Một ứng dụng “tất cả trong một” cho phép bạn truy cập và trò chuyện với nhiều mô hình AI hàng đầu thế giới (như ChatGPT, Claude, Llama…) trong cùng một giao diện.
• Hữu ích cho việc: So sánh câu trả lời từ các AI khác nhau, tìm ra mô hình nào là tốt nhất cho từng loại nhiệm vụ cụ thể của bạn.
• Điểm cộng lớn nhất: Tiết kiệm thời gian, không cần phải mở hàng chục tab trình duyệt khác nhau để dùng các loại AI khác nhau.

10. Fireflies.ai

• Nó làm được gì? Một trợ lý AI chuyên nghiệp khác chuyên ghi lại và phân tích các cuộc họp online của bạn (hỗ trợ cả tiếng Việt).
• Hữu ích cho việc: Tự động tham gia các cuộc họp trên Google Meet, Zoom, ghi âm, chép lại và tóm tắt nội dung.
• Điểm cộng lớn nhất: Có khả năng phân tích các chỉ số như thời gian nói của từng người, các chủ đề chính được thảo luận, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hiệu quả cuộc họp.

AI không phải là một khái niệm xa vời, mà là một tập hợp các công cụ hữu hình bạn có thể sử dụng ngay hôm nay để giải phóng bản thân khỏi những công việc nhàm chán và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Đừng cố gắng dùng hết 10 công cụ cùng lúc. Lời khuyên của tôi là hãy chọn ra 1 hoặc 2 công cụ giải quyết đúng “nỗi đau” lớn nhất của bạn và dùng thử ngay trong tuần này. Hiệu quả sẽ khiến bạn bất ngờ đấy!

Bạn còn biết công cụ AI miễn phí nào hữu ích khác không? Hãy chia sẻ “bảo bối” của bạn ở phần bình luận bên dưới để cùng nhau xây dựng một cộng đồng làm việc hiệu quả hơn nhé!

Trong bài viết sau thuộc chuyên mục “AI cho doanh nghiệp”, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách các doanh nghiệp SME có thể bắt đầu ứng dụng AI với chi phí thấp nhất.